Доработка для IT-компаний

Рис.1 «Рабочий стол»

В пункте меню «Техническая поддержка» пользователь также может найти список заявок, созданных всеми сотрудниками, необходимые справочники, отчеты и другие данные. Причем закрытые заявки выделены зеленым цветом (рис.2)

Рис.2 «Техническая поддержка»

Документ «Заявка»

Документ «заявка» является основным документом, с которым работают пользователи, причем создавать заявки могут как сотрудники IT-компании, так и представители заказчика, которые также имеют доступ в рабочую базу. Заявка может иметь разные статусы:

-в работе – идет работа по заявке;

-возвращена –  заявки можно вернуть если у заказчика есть претензии в течении 5 дней;

-выполнена;

-на согласовании – заявка требует согласования у заказчика;

-согласована - когда заказчик подтвердил заявку и часы по ней;

-отменена – заявка отменена и работа считается не выполненной. (рис.3)

Рис.3 Статусы заявок

Виды заявок:

от контрагента - заявка на работы для  стороннего заказчика;

внутренние  - для создания задач сотрудникам внутри фирмы;

 личные -  заявки непосредственно для самого сотрудника.

Работа над заявкой начинается с заполнения темы, то есть описание содержания работ. Имеется три закладки – «Ход работы», «Прочее» и «История». На закладке «Ход работы» предоставлена возможность добавлять сообщения, что позволяет сохранять наибольший объем информации, связанной с работой над заявкой. (рис. 4)

Рис.4 Закладки заявки

 На закладке «Прочее» заполняется следующая информация :

-автор заявки;

-ответственный и исполнитель (в карточке каждого контрагента можно задать ответственного и исполнителя, эти данные будут подставляться в заявку по  умолчанию) ;

-наименование контрагента;

-стоимость часа;

-количество часов, затраченных ответственным и исполнителем.

Также у заявки можно выставлять приоритет для определения срочности заявок. (рис.5)

Рис.5 Закладка «Прочее»

Документ «Проценты сотрудников по контрагентам»

При работе с каждым заказчиком  для исполнителя и ответственного устанавливается коэффициент мотивации документом «Проценты сотрудников по контрагентам». Нужно отметить, что если исполнитель и ответственный -   это разные лица, то ответственный получает разницу между размером своего процента и процентом, установленным для исполнителя. (рис.6)

Рис.6 Документ «Проценты сотрудников по контрагентам»

После того, как в заявке установлен статус «Выполнена» сумма по заявке и сумма, рассчитанная по проценту мотивации, попадают в отчеты  «Мотивация» и  «Выполненные работы».

Отчет  «Мотивация»

Отчет «Мотивация» предназначен для отражения движений по начисленным суммам мотивации сотрудников и их выплате. (рис.7) Так на рисунке 7 представлен отчет по мотивации Сотрудника1, в колонке «Приход» которого стоит цифра 120, которая  рассчитывается путем умножения суммы заявки 200 на процент мотивации 60%.

Рис.7 Отчет «Мотивация»

Отчет «Выполненные работы»

Отчет «Выполненные работы» используется для отражения всего объема выполненных заявок для предоставления отчета  заказчику. В отчете выводится информация о количестве часов по каждой заявке заказчика, ее сумме и о сумме всех заявок (рис.8)

Рис.8 Отчет «Выполненные работы»

Обработка «Создание реализаций на основании выполненных работ»

Для фиксирования выполненных работ в виде документа Реализация товаров и услуг, используется обработка «Создание реализаций на основании выполненных работ».  В данной обработке пользователь может  указать организацию, от лица которой будут формироваться документы и номенклатуру. По нажатию на кнопку «Выполнить» формируются либо только документы «Реализация товаров и услуг» либо документы «Реализация товаров и услуг» и документы «Заказы покупателей». (рис.9)

Рис.9 Обработка «Создание реализаций на основании выполненных работ»

Оплата услуг заказчиком

При поступлении денег от заказчика пользователь формирует  документ «Приходный кассовый ордер» либо «Платежное поручение входящее».  (рис.10)

Рис.10 Приходный кассовый ордер

В этих документах на закладке «Мотивация» при нажатии на кнопку «Заполнить» выводится перечень сотрудников, у которых есть задолженности по соответствующей фирме. (рис.11)

Рис.11 Закладка «Мотивация» документа «Приходный кассовый ордер»

Документ «Выплата ЗП»

После проведения документов оплаты создаются движения по отчетам «Мотивация» и «Выплата ЗП». В отчете «Мотивация» сумма оплаты появляется в колонке «Расход», а в отчете «Выплата ЗП» - в колонке «Приход». Когда осуществляется выплата суммы мотивации сотруднику, создается документ «Выплата ЗП», который делает движение по расходу в отчете «Выплата ЗП». (рис.12)

Рис.12 Документ «Выплата ЗП»

Автоотправление почты

Обработка «Автоотправление почты» используется для автоматической отправки писем при наступлении определенных событий, таких как поступление оплаты от заказчика, выплата заработной платы или изменение статусов заявки. В форме обработки  можно указать вид события, при котором должно отправлять письмо и пользователя, которому оно отправляется. После нажатия кнопки «Подключить обработчик» будет выполняется отправка писем. (рис.13)

Рис.13 Обработка «Автоотправление почты» и запись события

 Документ «Авторассылка почты»

Используется автоматической рассылки писем клиентам. В документе можно отобрать  получателей  по определенным категориям контрагентов, которые указываются на закладке «Отборы». (рис14)

Рис.14 Документ «Авторассылка почты»

После нажатия кнопки «Отобрать» на закладке «Получатели» появится список контрагентов, отобранных согласно выбранным критериям (рис. 15)

Рис. 15 Закладка «Получатели» в документе «Авторассылка почты»

На закладке «Текст сообщения» нужно напечатать  текст письма или заполнить его, нажав на кнопку «Заполнить по шаблону» и выбрать готовый шаблон письма. (рис.16)

Рис.16 Закладка «Текст сообщения» документа «Авторассылка почты».